新的物業(yè)管理處應(yīng)于已定的入伙日期前三個(gè)月成立，并開(kāi)始運(yùn)作，根據(jù)實(shí)際需要，采取人員分步到位的辦法，到入伙時(shí)，按定編人數(shù)配齊管理處各類人員。（詳細(xì)見(jiàn)物業(yè)管理架構(gòu)圖）
1、管理處各類人員按以下程序，時(shí)間集結(jié)和分段進(jìn)入驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)，但可根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)條件和實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整：
�。�2）入伙前三個(gè)月，管理處應(yīng)提前派出部份工程技術(shù)人員進(jìn)駐現(xiàn)場(chǎng)，與地盤(pán)的建設(shè)工作人員一起，參與樓宇竣工收尾的監(jiān)理工作，主要是參與機(jī)電設(shè)備的安裝調(diào)試，了解整個(gè)樓宇內(nèi)所裝備的設(shè)備設(shè)施，熟悉各類設(shè)備的構(gòu)造，性能，產(chǎn)地，熟悉水，電，氣管道線路的位置及走向等，并提供各項(xiàng)合理建議和整改意見(jiàn)，為入伙后管理，維修養(yǎng)護(hù)打下基礎(chǔ)。并確保物業(yè)在交付時(shí)，遺留工程能減至最低，以便日后的物業(yè)管理工作中能收到事半功倍的效果，確保業(yè)主得到最好的服務(wù)。具體工作包括：對(duì)設(shè)備的容量評(píng)估、設(shè)備對(duì)周圍環(huán)境的有無(wú)影響、設(shè)備有無(wú)安全隱患、隱蔽管線填埋前的檢查等工作。
（4）入伙前30天，護(hù)衛(wèi)隊(duì)經(jīng)10天培訓(xùn)后，負(fù)責(zé)對(duì)所接物業(yè)的成品守衛(wèi)工作。
（1）由公司為新管理處提供臨時(shí)辦公場(chǎng)所，管理處根據(jù)實(shí)際需要，擬制辦公用品，設(shè)施，工具以及管理處員工生活必需品的采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)經(jīng)公司審批后購(gòu)置。
�。�4）聯(lián)系燃?xì)夤緦?duì)小區(qū)業(yè)主裝修時(shí)燃?xì)夤艿栏墓芎炗喲a(bǔ)充協(xié)議和商議燃?xì)忾_(kāi)通相關(guān)事宜。
�。�7）在待接物業(yè)經(jīng)市建委，消防等主管部門(mén)分項(xiàng)檢查驗(yàn)收合格后，管理處及時(shí)進(jìn)駐小區(qū)，接管物業(yè)。
物業(yè)接管驗(yàn)收它是在竣工驗(yàn)收基礎(chǔ)上，以主體結(jié)構(gòu)安全和滿足使用功能為主要內(nèi)容的再檢驗(yàn)。主要包括工程技術(shù)資料和公共部分，室內(nèi)部分的接管驗(yàn)收.具體可參照建設(shè)部《房屋接管驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行并達(dá)到業(yè)主合理要求。
�。�5）水、電、有線電視、電話、安防系統(tǒng)、電梯等設(shè)備的安裝檢驗(yàn)合格證書(shū)；供水、燃?xì)夤艿赖脑噳?a target="_blank">報(bào)告及供電系統(tǒng)檢驗(yàn)合格證。
�。�6）竣工圖--包括小區(qū)建設(shè)總平面圖、單棟建筑、設(shè)施設(shè)備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙；（以備工程維修及小區(qū)達(dá)標(biāo)使用）。
�。�1）、其項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)如下：樓宇本體；樓地面；內(nèi)墻面、項(xiàng)棚抹灰面；門(mén)窗；樓梯扶手；公共照明；水表、電表、燃?xì)獗�；衛(wèi)生潔具；給水設(shè)施；排水管道；其他配電設(shè)施。
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、樓棟號(hào)牌、信報(bào)箱；
保安崗?fù)�、保安道閘；停車場(chǎng)地面；單車，摩托車棚；溝、暗溝排水；沉沙井、檢查井、化糞池排水；護(hù)坡，檔土墻；臺(tái)階；招牌，廣告牌。
�。�3）、機(jī)電設(shè)備：電梯；變配電設(shè)備；發(fā)電機(jī)、風(fēng)機(jī)；消防監(jiān)控設(shè)備；保安監(jiān)控設(shè)備；同消防監(jiān)控設(shè)備；經(jīng)對(duì)所接管設(shè)施設(shè)備檢驗(yàn)后建立相應(yīng)的物業(yè)設(shè)施、設(shè)備臺(tái)帳。
�。�4）、室內(nèi)部分接管驗(yàn)收：入戶門(mén)；衛(wèi)生間；陽(yáng)臺(tái)；各排水管；電源箱；電源線；有線電視、電話線、網(wǎng)絡(luò)、可視對(duì)講；室內(nèi)衛(wèi)生間、廚房防水；燃?xì)夤艿�、純凈水管；地腳線；預(yù)埋線；土建部分驗(yàn)收同樓宇本體部分驗(yàn)收相同。
三、物業(yè)入伙時(shí)的工作
1、需向發(fā)展商收集的資料
（1）為了盡快了解用戶的基本情況，需要銷售部門(mén)提供的業(yè)主姓名、地址、聯(lián)系電話、建筑面積清單。
（2）參入建設(shè)該小區(qū)的設(shè)計(jì)，工程監(jiān)理及施工隊(duì)伍（含分包隊(duì)伍）等單位的名稱、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人、聯(lián)系電話清單（對(duì)外包工程在接管時(shí)遺留問(wèn)題的處理使用）。
2、在業(yè)主辦理入伙手續(xù)同時(shí)，管理處應(yīng)發(fā)給業(yè)主的資料：《客戶服務(wù)指南》；《房屋裝修申請(qǐng)表》；《臨時(shí)管理規(guī)約》；《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》；《房屋驗(yàn)收交接單》；《房屋質(zhì)量保證書(shū)》；《住宅使用說(shuō)明書(shū)》；室內(nèi)管線分布圖（含電、氣、給排水平面圖）；
3、接管問(wèn)題的處理
（1）對(duì)資料驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題；如資料不全、不真實(shí)等問(wèn)題，接管驗(yàn)收小組應(yīng)當(dāng)將問(wèn)題逐項(xiàng)記錄在《接管驗(yàn)收資料遺留問(wèn)題記錄表》，并交發(fā)展商相關(guān)人員簽字確認(rèn)。接管驗(yàn)收小組積極同發(fā)展商聯(lián)系補(bǔ)齊，必要時(shí)請(qǐng)公司總經(jīng)理協(xié)助解決。
�。�2）對(duì)物業(yè)硬件設(shè)施，接管驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題；接管驗(yàn)收小組應(yīng)當(dāng)將問(wèn)題逐項(xiàng)記錄在《接管驗(yàn)收設(shè)施設(shè)備遺留問(wèn)題記錄表》，并交發(fā)展商相關(guān)人員簽字確認(rèn)。小修問(wèn)題接管驗(yàn)收小組應(yīng)當(dāng)積極要求發(fā)展商在一周內(nèi)解決；中修問(wèn)題接管驗(yàn)收小組應(yīng)當(dāng)積極要求發(fā)展商在一個(gè)月內(nèi)解決；大修問(wèn)題接管驗(yàn)收小組應(yīng)當(dāng)積極要求發(fā)展商在兩個(gè)月內(nèi)解決。必要時(shí)請(qǐng)公司總經(jīng)理協(xié)助進(jìn)行。
�。�3）對(duì)于在同業(yè)主收樓過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的遺留問(wèn)題，管理處將根據(jù)《住宅質(zhì)量保證書(shū)》規(guī)定的內(nèi)容積極聯(lián)系返修。（對(duì)部分外包工程將聯(lián)系原施工單位保修）。
（4）對(duì)于長(zhǎng)期未能解決問(wèn)題，勢(shì)必影響物業(yè)管理日常運(yùn)作，物業(yè)管理公司將以備忘錄的形式將問(wèn)題登記后交發(fā)展商進(jìn)行備案�；�?qū)﹂L(zhǎng)期未能按要求整改的問(wèn)題，由物業(yè)管理公司按實(shí)際維修所產(chǎn)生的費(fèi)用找發(fā)展商收取。（憑售樓處收樓通知書(shū)）
4、入伙工作流程圖：檢查房屋質(zhì)量并填寫(xiě)物業(yè)交接表房屋交接記錄、預(yù)收物業(yè)管理費(fèi)3個(gè)月；文件存檔；房屋鑰匙交接；辦理裝修申請(qǐng)手續(xù)見(jiàn)裝修申請(qǐng)表；簽訂物業(yè)管理協(xié)議一式兩份，一份交管理處；簽訂業(yè)主公約一式兩份，一份交管理處；填寫(xiě)業(yè)主資料交回管理處；辦理入伙手續(xù)；
四、管理機(jī)制及人員架構(gòu)
1、物業(yè)公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置圖
考慮到物業(yè)公司的發(fā)展過(guò)程，因此在設(shè)計(jì)物業(yè)公司組織架構(gòu)上預(yù)留了發(fā)展空間，目前管理面積不大，所以公司有一定規(guī)模后才使用公司與管理處相對(duì)分離的原則。基于對(duì)人員的成本考慮，目前啟用總體管理架構(gòu)設(shè)想的管理架構(gòu)比較適合物業(yè)的現(xiàn)狀。
�。�1）、物業(yè)公司總經(jīng)理1名：監(jiān)督、檢查、管理下屬各部門(mén)的工作，完成公司下達(dá)的各項(xiàng)指標(biāo)和任務(wù)。
�。�2）、物業(yè)公司副經(jīng)理1名：協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督、檢查、管理下屬各部門(mén)的工作。
�。�3）、品質(zhì)管理部設(shè)品管員1名。負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各職能部門(mén)的各項(xiàng)品質(zhì)方面的問(wèn)題，及時(shí)反映并提交相關(guān)的整改意見(jiàn)和預(yù)防措施。
（4）、物業(yè)財(cái)務(wù)部設(shè)會(huì)計(jì)1名：監(jiān)督各職能部門(mén)完成的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，有效地控制公司財(cái)務(wù)預(yù)算，并向地產(chǎn)總公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)。
�。�5）、行政人事部1名。主要負(fù)責(zé)宿舍及后勤管理，人員招聘、離職和入職培訓(xùn)等相關(guān)事宜。
2、管理處組織架構(gòu)
備注：1、除清潔對(duì)外分包以外，管理處共需服務(wù)人員30名。
2、清潔崗位暫設(shè)置為8人（含機(jī)動(dòng)）。
�。�1）、主要工作職責(zé)：
�。ㄒ唬┕芾硖幗�(jīng)理（5500元-6500元）
�。�1）、負(fù)責(zé)管理處全面管理工作，含安全、清潔、綠化、維修、客服等內(nèi)容；
�。�2）、負(fù)責(zé)管理中心財(cái)務(wù)監(jiān)督；
（3）、負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)系，處理好與地方政府關(guān)系、發(fā)展商關(guān)系；
�。�4）、對(duì)上級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)，全面負(fù)責(zé)公寓式物業(yè)的服務(wù)與管理及運(yùn)作；
�。�5）、協(xié)調(diào)屬下各部門(mén)的合作關(guān)系；
�。�6）、開(kāi)元節(jié)流，控制經(jīng)營(yíng)中的管理、服務(wù)成本。
�。ǘ┛头姓鞴埽�3000元-3500元）
�。�1）、負(fù)責(zé)服務(wù)中心的管理工作及考勤；
�。�2）、負(fù)責(zé)辦公室文件資料、業(yè)主資料的管理工作；
（3）、負(fù)責(zé)接待客戶投訴問(wèn)題的跟進(jìn)；
�。�4）、負(fù)責(zé)行政人事工作的管理；
�。�5）、負(fù)責(zé)小區(qū)清潔、綠化肥廠服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督，確保清潔、消殺服務(wù)工作達(dá)標(biāo)；
（6）、協(xié)助管理處經(jīng)理的工作。
�。ㄈ┕こ讨鞴埽�3000元-3500元）
�。�1）、負(fù)責(zé)維修班的管理工作和維修技能培訓(xùn)；
�。�2）、負(fù)責(zé)機(jī)電設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)，機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃的制定；
�。�3）、負(fù)責(zé)住戶二次裝修裝飾審批
住宅項(xiàng)目前期物業(yè)管理方案提要：物業(yè)接管驗(yàn)收它是在竣工驗(yàn)收基礎(chǔ)上，以主體結(jié)構(gòu)安全和滿足使用功能為主要內(nèi)容的再檢驗(yàn)。主要包括工程技術(shù)資料和公共部分，室內(nèi)部分的接管驗(yàn)收.
�。�4）、負(fù)責(zé)住戶維修和回訪工作；
（5）、負(fù)責(zé)與各建筑單位進(jìn)行聯(lián)絡(luò)和溝通，做好房屋保修工作；
�。�6）、負(fù)責(zé)住戶室內(nèi)維修的管理工作；
�。�7）、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
�。ㄋ模┌踩鞴埽�3000元-3500元）
（1）、負(fù)責(zé)護(hù)衛(wèi)班的管理工作；
�。�2）、負(fù)責(zé)安全護(hù)衛(wèi)培訓(xùn)、考核工作；
�。�3）、負(fù)責(zé)停車場(chǎng)管理工作；
（4）、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
�。ㄎ澹┦聞�(wù)助理
（1）、負(fù)責(zé)接待客戶來(lái)訪，為客戶提供常規(guī)服務(wù)和特約服務(wù)；
�。�2）、負(fù)責(zé)多種經(jīng)營(yíng)和物業(yè)管理特色服務(wù)的實(shí)施；
3、負(fù)責(zé)訂報(bào)、訂票、代訂酒店客房、代辦郵政服務(wù)、代叫出租車、代租汽車、代約搬家公司、代購(gòu)鮮花等免費(fèi)服務(wù)項(xiàng)目；
4、負(fù)責(zé)辦理房地產(chǎn)中介服務(wù)項(xiàng)目，并按規(guī)定收取費(fèi)用；
5、負(fù)責(zé)家政服務(wù)項(xiàng)目如衣物干洗、家教、衛(wèi)生清潔、綠化養(yǎng)護(hù)、保姆等有償服務(wù)內(nèi)容的辦理；
6、負(fù)責(zé)商務(wù)中心如打字、復(fù)印、傳真、上網(wǎng)、電話等有償服務(wù)項(xiàng)目的辦理；
7、負(fù)責(zé)辦公物資采購(gòu)、食堂管理、電腦文檔打�。�
8、負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)日常收費(fèi)及財(cái)務(wù)報(bào)表制作等工作；
9、協(xié)助客服主管工作；
10、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
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1、負(fù)責(zé)指定區(qū)域花草、樹(shù)木的養(yǎng)護(hù)管理。
2、每天巡查本崗位所有綠化植物及設(shè)施是否正常，及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，不能處理的要及時(shí)上報(bào)綠化班長(zhǎng)。
3、做好澆水、清理綠地內(nèi)垃圾、補(bǔ)植及零星病蟲(chóng)防治、除雜草和修剪等日常工作和全面修剪整形、施肥、除雜草、松土和全面病蟲(chóng)防治等定期工作。
4、做好室內(nèi)、室外庭園景點(diǎn)布置及換花工作。
5、負(fù)責(zé)定期保養(yǎng)各種園林機(jī)械設(shè)備，保證機(jī)械設(shè)備處于正常的工作狀態(tài)。
6、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其它任務(wù)。
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1、嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)會(huì)制度，遵守職業(yè)道德；
2、做好管理費(fèi)催收工作；
3、制作管理費(fèi)催收單，做好收支賬目；
4、定期進(jìn)行現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)，進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)，發(fā)生差錯(cuò)及時(shí)匯報(bào)。
（九）廚師
1、負(fù)責(zé)保障員工的用餐標(biāo)準(zhǔn)和用餐質(zhì)量，烹制品種豐富、營(yíng)養(yǎng)可口的菜食，合理配給食品數(shù)量，督導(dǎo)就餐人員珍惜糧食，杜絕浪費(fèi)；
2、按管理處規(guī)定用餐時(shí)間開(kāi)飯無(wú)特殊情況不得提前、推遲開(kāi)飯時(shí)間。非規(guī)定用餐時(shí)間，不得擅自允許他人用餐，開(kāi)餐后，分菜人須掌握用餐期間用餐人數(shù)量，定量分菜，保障后來(lái)的人有充足的菜量，外來(lái)就餐人員，若無(wú)特殊指示，須持管理處就餐票，否則不予用餐。
3、每日用餐結(jié)束后，須做好廚師房、餐廳及庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，每周進(jìn)行一次徹底清洗。不購(gòu)買(mǎi)和接受腐爛變質(zhì)的原料，剩余的食物須嚴(yán)密保存，防止老鼠、蟑螂等污染食物，確保食物干凈衛(wèi)生，確保整潔的用餐環(huán)境。
4、嚴(yán)格按公司的伙食標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買(mǎi)食物，份量要足、花樣要多，并確保就餐人員的需要。多購(gòu)買(mǎi)營(yíng)養(yǎng)豐富的菜質(zhì)，確保就餐人員的健康和成長(zhǎng)。
5、主動(dòng)了解市場(chǎng)菜價(jià)，了解就餐人員對(duì)伙食的意見(jiàn)和飲食習(xí)慣，在保證伙食費(fèi)不超標(biāo)的前提下，及時(shí)合理調(diào)整飲食口味。
6、做好消防工作，開(kāi)火前認(rèn)真檢查煤氣閥是否正常、下班時(shí)要認(rèn)真檢查煤氣閥是否關(guān)好，杜絕意外事故發(fā)生。
下屬各部門(mén)員工各司其職，完成公司及領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)工作。
人員配置及簡(jiǎn)要說(shuō)明：
1、管理處設(shè)經(jīng)理1名，目前可由物業(yè)經(jīng)理兼任。
2、服務(wù)中心配客戶服務(wù)主任1名；
現(xiàn)場(chǎng)管理人員3名（包括輪休和前期裝修巡查）；
文員1名（負(fù)責(zé)業(yè)主檔案和公司相關(guān)文件管理、負(fù)責(zé)管理處物品管理）；
社區(qū)文化1名（負(fù)責(zé)管理通知的發(fā)放、商務(wù)接洽和社區(qū)活動(dòng)策劃并協(xié)助文員工作）；
前臺(tái)接待3名（包括輪休和值班至晚21點(diǎn)）。
客戶服務(wù)部共計(jì)9名。
3、工程維修部設(shè)主管1名；設(shè)備電工（高壓工）2名（主要負(fù)責(zé)各設(shè)備房的巡檢、商業(yè)廣場(chǎng)廣告燈具）；低壓維修電工4名（包括24小時(shí)值班、輪休）；電梯工1名；泥水工1名。工程維修部共計(jì)9名。
4、護(hù)衛(wèi)服務(wù)部設(shè)主管1名（按12小時(shí)工作制/班編制）；下設(shè)班長(zhǎng)2名；巡邏保安8名（其中樓層巡邏2名/班，外圍及商業(yè)廣場(chǎng)巡邏包括頂崗2名/班）；固定崗保安16名（按一期五棟計(jì)算，每棟設(shè)大堂保安1名或叫門(mén)童）。監(jiān)控中心保安2名（24小時(shí)值班制度，晚21點(diǎn)后包括接聽(tīng)客戶服務(wù)中心電話及智能報(bào)警）；地下車庫(kù)車場(chǎng)保安6名暫無(wú)（出入口各1名，車場(chǎng)巡查加頂崗1名）。銷售中心門(mén)口禮儀崗1名。護(hù)衛(wèi)服務(wù)部共計(jì)36名。
5、環(huán)境部設(shè)主管1名；下設(shè)綠化工2名；清潔領(lǐng)班1名；清潔工樓層設(shè)5名（即每棟1名，按3000-6000平方建筑面積1人計(jì)）；外圍加平臺(tái)花園、商業(yè)廣場(chǎng)設(shè)3名；機(jī)動(dòng)加頂崗2名；環(huán)境部共計(jì)14名。
6、收款員1名（輪休時(shí)可由前臺(tái)接待代收，物業(yè)公司設(shè)會(huì)計(jì)一名并向總公司負(fù)責(zé)）。
7、樣板房按設(shè)置1名或兩樣板房相鄰的也可只配置1名。負(fù)責(zé)引領(lǐng)客戶看房和樣板房物品的看管、清潔等。
會(huì)所因在建設(shè)中未列入此次人員配置內(nèi)，因前期時(shí)業(yè)主在二次裝修中人員進(jìn)出較雜，環(huán)境容易遭到破壞，所以在人員配置方面按其最大化的要求配置，護(hù)衛(wèi)服務(wù)部輪休人員因工作時(shí)間問(wèn)題還未確定需添加。另：購(gòu)買(mǎi)二樓住宅靠近平臺(tái)花園的陽(yáng)臺(tái)如銷售時(shí)同意其開(kāi)設(shè)拉閘門(mén)也會(huì)造成安全隱患，也需添加護(hù)衛(wèi)人員。再因田禾·塞納河畔屬商住結(jié)合，在保安管理上只能采取半封閉式管理。
以上是我個(gè)人在現(xiàn)場(chǎng)大致了解后草擬的工作方案，如有不當(dāng)之處請(qǐng)多給予賜教，實(shí)際到場(chǎng)人數(shù)可根據(jù)實(shí)際需要，采取人員分步到位的辦法實(shí)施。
五、ISO9001：2008質(zhì)量保證體系
小區(qū)接管之后，公司的管理運(yùn)作和服務(wù)規(guī)范便按照ISO9001：2008質(zhì)量管理體系逐步建立、實(shí)施。最終將全面導(dǎo)入ISO9001：2008質(zhì)
