一、目的
為規(guī)范物業(yè)與業(yè)主委員會溝通、協調工作，確保物業(yè)管理工作的順利開展，特有定本規(guī)定。
二、適用范圍
適用于物業(yè)公司在日常的管理服務工作中與業(yè)主委員會的正常工作往來。
三、職責
（1）物業(yè)經理負責與業(yè)主委員會的溝通、協調。
（2）物業(yè)公共事務部負責依照本規(guī)程實施與業(yè)主委員會的正常工作往來。
四、程序要點
1.與業(yè)主委員會的溝通、協調方式。
(1)工作協調、溝通會議。
物業(yè)服務中心應當每季度至少與業(yè)主委員會進行一次例行的溝通會議，會議的主要內容向業(yè)主委員會通報一個季度的財務支出狀況和工作簡況，解決需經業(yè)主委員會協助支持方能完成的問題。
(2) 專題解決問題會議。
在遇到需經業(yè)主委員會同意方能進行工作時，物業(yè)經理應申請召開專題業(yè)主委員會會議，協商解決專項問題。
(3) 每年6月底和12月底，物業(yè)服務中心應匯同公司領導一同拜訪業(yè)主委員會，召開專題工作茶話會，向業(yè)主委員會匯報全面的半年度、年度工作。
(4)定時工作溝通制度。
①每月5日前向業(yè)主委員會報送物業(yè)財務損益表。②每月10一15日期間接受業(yè)主、業(yè)主委員會的質詢、審計。③每季度的第一個月向業(yè)主委員會報送社區(qū)文化報刊、宣傳品。
2.下列物業(yè)管理工作應當及時向業(yè)主委員會申報，請求支持。
(1)計劃使用本體維修資金對樓宇本體進行大、中修時。
(2)計劃使用公用設施專項維修資金更新公用設施時。
(3)物業(yè)管理服務工作涉及部分業(yè)主利益，需業(yè)主委員會出面協調時。
(4)物業(yè)公司制定了新的管理措施簡要業(yè)主委員會支持工作時。
(5)其他需向業(yè)主委員會請示、尋求支持的工作。
3.出現下列情況時，物業(yè)公司應當及時通報業(yè)主委員會。
(1)新的物業(yè)管理法規(guī)頒布執(zhí)行時。
(2)所管理的物業(yè)出現了重大變故或發(fā)生重大事件時。
(3)業(yè)主委員會的個別委員與物業(yè)公司有重大的工作分歧無法解決時。
(4)有重要的活動(如創(chuàng)優(yōu)迎檢)時。
(5)物業(yè)公司對個別業(yè)主執(zhí)行違約金處罰時。
(6)其他應當向業(yè)主委員會通報的情況發(fā)生時。
4.物業(yè)公司向業(yè)主委員會的申報工作應當前15日進行，通報情況應應當在事實發(fā)生(決定)后的3個工作日內進行。
5.物業(yè)公司向業(yè)主委員會的申報工作、通報情況均應以書面形式送達。
6.對業(yè)主委員會的質疑、建議、要求的處理。
(1)對業(yè)主委員會的質疑、建議、要求，管理經理應認真傾聽、記錄。
(2)合理的質疑、建議、要求，應當在3個工作日內答復、解決。
(3)對不合理、合法的質疑、建議、要求，物業(yè)經理應當耐心解釋，無論如何不允許不耐煩或言語失禮；對解決不了的問題，應當記錄后迅速上報公司總經理，由總經理尋求解決方案
7.物業(yè)公司與業(yè)主委員會來往了工作的信函、記錄、決議，一律在物業(yè)服務中心歸檔，長期保存。
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